Inkorgsfrid: E-post utan stress

Gmail

I samma stil som Njut av RSS utan stress kommer här det första inlägget i en serie om hur du kan underlätta hanteringen av e-post.

En bild liknande den här ovanför postade jag för en tid sedan på Twitter och fick svar från folk som skrev att de önskade deras inkorg kunde se likadan ut. Det kan den göra och det behöver inte vara speciellt svårt.

Om man bortser från tummen upp, så lyckas jag numera utan större ansträngning få min inkorg att dagligen se ut som på skärmdumpen.

Följande två punkter har varit stommen för att skapa denna inkorgsfrid:

Skydd mot spam

Att skydda sig mot skräppost är A och O för att kunna skapa en vettig e-posttillvaro. Tyvärr hör man allt för ofta om folk som kommer tillbaks till jobbet efter helgen och då möts av en inkorg där 8 av 10 mejl handlar om någon form av spam. Det behöver verkligen inte vara så. Det finns sätt att skydda sig. Ta gärna en titt på Skräppost: 11 tips för att undvika spam.

Skapa filter

De flesta e-postklienter erbjuder möjligheten att skapa filter. Personligen använder jag Googles webbaserade e-posttjänst Gmail, vilken även är överlägsen när det gäller hantering av spam.

När du skapar ett filter kan du välja att vissa typer av meddelanden ska gå förbi inkorgen och istället hamna direkt under valfri etikett (mapp). Du slipper då stressa upp dig över en lång radda mejl där kanske bara en femtedel är viktiga. Dessutom slipper du att det plingar till i din mobil titt som tätt, om du nu använder e-post på det sättet.

Så här ser mina etiketter ut:

  • Arbete – jobbrelaterade grejer.
  • Personlgt – personliga grejer.
  • Kvitton – “X följer dig på Twitter” och liknande.
  • Ekonomi – fakturor, orderbekräftelser med mera.
  • Mallar – mallar med svar på vanliga frågor.

Samtliga är dolda. På så sätt slipper jag se hur många olästa och mindre viktiga mejl som finns. När jag väl går in där och gör ett ryck, vilket brukar bli 1-2 gånger om dagen, går det väldigt snabbt att beta av allt.

Det här enkla upplägget gör att det som hamnar i själva inkorgen nästan uteslutande är sådant jag vill läsa, och eventuellt svara på, relativt snabbt. När det är gjort är inkorgen återigen tom. Kort och gott: Inkorgsfrid.

Publicerat av Robert Birming den 6 maj 2010 i kategorin Produktivitet.

13 kommentarer. Läs vidare eller posta en egen »

  1. Inkorgsfrid – del 3: Tidpunkter, 7 april 2011 kl. 18:59

    [...] Inkorgsfrid: E-post utan stress [...]

  2. Låt Twitter lära dig att mejla, 7 april 2011 kl. 20:32

    [...] Inkorgsfrid: E-post utan stress [...]

  3. Robert Birming, 10 april 2011 kl. 10:01

    Flyttad kommentar av Joakim Jardenberg:

    Mitt enkla knep, homebrew GTDmail
    http://www.flickr.com/photos/jocke66/350501654

  4. Robert Birming, 10 april 2011 kl. 10:01

    Flyttad kommentar av Peter Parnes:

    Mycket bra artikel!

    Ett tips jag kan lägga till är att använda “Canned Responses” i Gmail. Finns i GMail Labs.

  5. Robert Birming, 10 april 2011 kl. 10:02

    Flyttad kommentar av Martin:

    Hur får du till dessa filter i gmail? Vissa är ju enkla som “allt från twitter”. Men hur får du till “Personligt”?

  6. Robert Birming, 10 april 2011 kl. 10:03

    Flyttad kommentar av Mia Ankarvall:

    Vet inte varför, men av någon anledning struntar man i filter i webmail, men tänker och är duktig i outlook.. Lättja månne.. Men lite framförhållning skadar inte..

  7. Robert Birming, 10 april 2011 kl. 10:04

    @Joakim: Tack för tipset!

    @Peter: Tack! Kul att höra att du gillar den. Den labs-funktionen hade jag missat helt. Ska genast titta närmare på. Tack för tipset!

    @Martin: Så här kan ett typiskt filter se ut för mig:
    Matchningar: from:(@friendfeed.com)
    Gör detta: Hoppa över Inkorgen, Använd etiketten “Kvitton”

    @Mia: För min del använder jag numera endast webbmail och kör på ganska ordentligt med olika typer av filter :)

  8. Robert Birming, 10 april 2011 kl. 10:04

    Flyttad kommentar av Stefan:

    Jag valde att göra något liknande för omkring 1-2 månader sedan då jag skapade 5 nya labels, varav de två sista är dolda.

    – Att göra (saker på mitt bord)
    – Att kolla (följa upp i framtiden)
    – Att svara (idag & imorgon)
    – Arkiverat (lösenord, beställningar, etc)
    – Avklarat (sparas för historiken)

    Otroligt härlig känsla att mötas av en tom inkorg när man avslutar arbetsdagen. Det inger ett lugn som ett gäng lästa meddelanden inte kan ge.

  9. Robert Birming, 10 april 2011 kl. 10:05

    Trevligt att höra att fler är inne på samma spår. Det ser ut som ett bra upplägg tycker jag.

    Ja, det är verkligen en riktigt skön känsla! :)

  10. Inkorgsfrid – del 2: Tidsbegränsningar, 13 april 2011 kl. 17:07

    [...] inlägget Inkorgsfrid: E-post utan stress skrev jag om grunderna för hur du kan hantera mejl på ett mer avkopplat [...]

  11. Mobiltelefonstress, 17 maj 2011 kl. 19:42

    [...] Inkorgsfrid: E-post utan stress [...]

  12. Full inkorg? Så här städar du din e-post., 5 januari 2012 kl. 18:07

    [...] Inkorgsfrid: E-post utan stress [...]

  13. 5 tips mot digital stress, 7 januari 2012 kl. 10:05

    [...] de tidigare inläggen Inkorgsfrid: E-post utan stress och Njut av RSS utan stress kan du läsa mer om effektiv mejl- och [...]

Posta en kommentar